इनवॉइस एजिंग रिपोर्ट

सभी बिना चुकाए ग्राहक इनवॉइस का वह दृश्य जो उन्हें देरी के हिसाब से समूहों में बाँटता है — अभी देय नहीं, 1–30, 31–60, 61–90 और 90+ दिन। वसूली की प्राथमिकता तय करने का यह मानक तरीक़ा है।

सबसे पुराने का। उम्र बढ़ने के साथ वसूली की संभावना तेज़ी से गिरती है — उद्योग के अध्ययन 90 दिन से पुराने बकाया की अपेक्षित वसूली को उसके अंकित मूल्य से कहीं कम आँकते हैं। 90+ कॉलम आपकी प्राथमिकता सूची है।

30+ बकेट में पड़ा पैसा वह कार्यशील पूँजी है जो आप बिना ब्याज उधार दे रहे हैं, जबकि अपने उधार पर ब्याज चुका भी सकते हैं। नकदी तेज़ी से अंदर खींचने वाली जल्दी-भुगतान छूट की क़ीमत लगाने के लिए पेमेंट टर्म्स कैलकुलेटर देखिए।

आपकी डाली गई देय तारीख़ से, इनवॉइस की तारीख़ से नहीं। जो इनवॉइस आज या उसके बाद देय है, वह अभी देय नहीं वाले बकेट में रहता है। उसके बाद देय तारीख़ से बीते दिन बकेट तय करते हैं: 1–30, 31–60, 61–90 या 90+। 10 सितंबर को देय इनवॉइस 17 अक्टूबर को 37 दिन बकाया होता है और 31–60 कॉलम में दिखता है। समय बीतने के साथ इनवॉइस अपने आप पुराने बकेट में चले जाते हैं।

एजिंग रिपोर्ट एक साथ आपके सभी ग्राहकों को दिखाती है और उनके बकाये को इस हिसाब से बाँटती है कि वह कितनी देर से बकाया है, ताकि आप तय कर सकें कि पहले किससे तक़ाज़ा करें। ग्राहक विवरण एक ग्राहक का होता है और उसमें हर इनवॉइस, भुगतान और क्रेडिट नोट चलती बाक़ी के साथ होता है। वसूली की योजना के लिए एजिंग रिपोर्ट इस्तेमाल कीजिए, फिर हर बकायेदार ग्राहक को रिमाइंडर के साथ उसका विवरण भेजिए।

उसे हटाइए और घटी हुई रकम के साथ फिर से जोड़िए। रिपोर्ट में आंशिक भुगतान की कोई अलग एंट्री नहीं है, इसलिए इनवॉइस पर “चुकता / हटाइए” दबाइए और उसे अभी बकाया बाक़ी और मूल देय तारीख़ के साथ फिर से जोड़िए। मूल देय तारीख़ रखने से बची रकम सही बकेट में रहती है और नया जारी हुआ इनवॉइस नहीं लगती।

इसके लिए दिनों की कोई तय संख्या नहीं है। ज़्यादातर कारोबार साल के अंत में अपने अकाउंटेंट के साथ 90+ बकेट की हर रकम की समीक्षा करते हैं और वे रकमें बट्टे खाते में डालते हैं जहाँ ग्राहक ने कारोबार बंद कर दिया हो, उसका पता न चल रहा हो, या बार-बार याद दिलाने के बावजूद उसने भुगतान से इनकार कर दिया हो। आपने जो कॉल, संदेश और विवरण भेजे, उनका रिकॉर्ड रखिए, क्योंकि अगर ऑडिटर पूछे कि कोई बाक़ी बट्टे खाते में क्यों डाली गई, तो यह रिकॉर्ड आपके फ़ैसले को सही ठहराता है।