ग्राहक विवरण
एक ग्राहक का हर इनवॉइस, भुगतान और समायोजन — उस चलती बाक़ी के साथ जो बहस ख़त्म कर देती है।
विवरण की जानकारी
लेन-देन जोड़िए
विवरण
बाक़ी रकम
₹0.00
लोड हो रहा है…
देनदार विवरण किस काम आता है?
ग्राहक विवरण, जिसे खाते का विवरण या देनदार विवरण भी कहते हैं, ग्राहक को एकमुश्त रकम पर बहस करने के बजाय आपके आँकड़े लाइन-दर-लाइन जाँचने देता है। आपकी बही में ग्राहक देनदार है, इसलिए आप उन्हें जो बिल करते हैं वह डेबिट कॉलम में जाता है, और वे जो चुकाते हैं या आप उनके खाते में जो वापस घटाते हैं, वह क्रेडिट में। उनकी अकाउंट्स टीम इसका उल्टा रूप रखती है: उनकी बही में आपके खाते में आपके इनवॉइस क्रेडिट होते हैं और उनके भुगतान डेबिट। जब दोनों तरफ़ एक जैसी लाइनें हों, तो अंतिम बाक़ी मेल खाती है। जब न हों, तो विवरण ठीक-ठीक दिखा देता है कि अंतर कहाँ से शुरू होता है।
भारत में विवरणों का सबसे ज़्यादा काम 31 मार्च के आसपास पड़ता है, जब ऑडिटर अक्सर कारोबारों से बड़े ग्राहकों के साथ बाक़ी की पुष्टि करने को कहते हैं। अंतर आम तौर पर तीन जगहों से आते हैं: ऐसा भुगतान जो मिल गया पर अभी दर्ज नहीं हुआ, ऐसा क्रेडिट नोट जो किसी एक पक्ष से छूट गया, या वह TDS जो ग्राहक ने आपको भुगतान करने से पहले काट लिया। TDS इनवॉइस के एक हिस्से का निपटारा करता है, भले ही वह पैसा आपके बैंक में नहीं बल्कि सरकार के पास गया हो, इसलिए उसे बिना वजह बताए अंतर के रूप में छोड़ने के बजाय उसकी अलग लाइन होनी चाहिए। ग्राहक से अंतिम बाक़ी की लिखित पुष्टि माँगिए, और उनका जवाब साल के अंत के अपने काग़ज़ों के साथ रखिए।
विवरण जनरेटर क्या-क्या करता है
डेबिट और क्रेडिट कॉलम
इनवॉइस डेबिट में, भुगतान और क्रेडिट नोट क्रेडिट में आते हैं, और हर लाइन के बाद बाक़ी दिखती है, ठीक उसी ढंग से जैसे अकाउंटेंट बही पढ़ते हैं।
तीन तरह की एंट्री
इनवॉइस, मिले भुगतान और क्रेडिट नोट या समायोजन दर्ज कीजिए, हर एक अपने संदर्भ के साथ, जैसे INV-1042 या कोई UPI रेफ़रेंस।
A4 प्रिंट और PDF
“छापिए / PDF” से खाते का विवरण खुलता है, जिसमें आपके कारोबार का नाम, ग्राहक का नाम, शुरुआती बाक़ी की पंक्ति और देय बाक़ी होती है।
CSV निर्यात
तारीख़, प्रकार, संदर्भ, डेबिट, क्रेडिट और बाक़ी के कॉलम डाउनलोड कीजिए और Excel या Google Sheets में उन्हें ग्राहक के आँकड़ों से मिलाइए।
आपके खाते से तैयार
सहेजा गया ग्राहक चुनिए, और एक ही क़दम में उनकी ग्राहक बही की उधारी इनवॉइस लाइनों में और उनके भुगतान, भुगतान वाली लाइनों में बदल जाते हैं।
साथ-साथ सेव होता है
जिस विवरण पर आप काम कर रहे हैं वह इसी ब्राउज़र में रहता है, इसलिए आप टैब बंद करके बाद में बिना साइनअप किए उसे पूरा कर सकते हैं।
मुफ़्त ग्राहक विवरण जनरेटर कैसे इस्तेमाल करें
- 1अगर आपके ग्राहक Setu ग्राहक बही में हैं, तो बैनर दिखे तो उस पर “वर्कस्पेस उपयोग करें” दबाइए, फिर “सहेजे ग्राहक की बही भरिए” में ग्राहक चुनिए। उनकी एंट्री विवरण में पहले से मौजूद लाइनों की जगह ले लेती हैं और शुरुआती बाक़ी शून्य हो जाती है।
- 2नहीं तो अपने कारोबार का नाम, ग्राहक का नाम और वह शुरुआती बाक़ी डालिए जो विवरण की अवधि शुरू होते समय ग्राहक पर पहले से बकाया थी।
- 3“लेन-देन जोड़िए” में तारीख़ और प्रकार चुनिए: बिल, मिला भुगतान, या क्रेडिट नोट / समायोजन।
- 4इनवॉइस नंबर या UPI रेफ़रेंस जैसा कोई संदर्भ जोड़िए, रकम डालिए और “लेन-देन जोड़िए” दबाइए।
- 5विवरण की तालिका जाँचिए। लाइनें अपने आप तारीख़ के क्रम में लग जाती हैं, हर लाइन के बाद बाक़ी अपडेट होती है, और “हटाएँ” से ग़लत एंट्री हट जाती है।
- 6प्रिंट के लिए तैयार A4 विवरण खोलकर उसे PDF के रूप में सेव करने के लिए “छापिए / PDF” दबाइए, या स्प्रेडशीट में कॉपी के लिए “CSV निर्यात करें”।
खाते के विवरण में क्या-क्या शामिल करें
- ऐसी शुरुआती बाक़ी जो आपके पिछले विवरण की या आपकी बही की अंतिम बाक़ी से मेल खाए।
- अवधि का हर इनवॉइस, संदर्भ वाले ख़ाने में उसके इनवॉइस नंबर के साथ।
- मिला हर भुगतान, UPI रेफ़रेंस, चेक नंबर या बैंक UTR के साथ।
- क्रेडिट नोट और समायोजन, जैसे लौटाया गया माल, बिक्री के बाद दी गई छूट या ग्राहक द्वारा काटा गया TDS।
- आपके कारोबार का नाम और ग्राहक का नाम, ठीक वैसे ही जैसे वे आपके इनवॉइस पर लिखे होते हैं।
- भेजने से पहले एक बार जाँच लीजिए कि देय बाक़ी आपकी अपनी बही में दिख रही बाक़ी से मेल खाती है।
ग्राहक खातों के लिए जुड़े टूल
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
एक अवधि में किसी एक ग्राहक के साथ हुए सभी लेनदेन का सार — जारी किए इनवॉइस, मिले भुगतान, दिए क्रेडिट नोट — और अंत में वह बाक़ी जो उस पर इस समय बनती है।
नियमित उधार वाले ग्राहकों को हर महीने, और बकाया भुगतान का तक़ाज़ा करते समय तुरंत। साफ़ विवरण “वह तो हमने चुका दिया था” जैसी ज़्यादातर बातें सुलझा देता है।
शुरुआती बाक़ी में इनवॉइस जुड़ते हैं, भुगतान और क्रेडिट नोट घटते हैं — तारीख़ के क्रम में। लेनदेन जोड़ते ही टूल चलती बाक़ी अपने आप फिर से गिन लेता है।
हाँ। “छापिए / PDF” दबाइए, तो विवरण A4 काग़ज़ के हिसाब से सजकर एक नई विंडो में खुल जाएगा और प्रिंट डायलॉग तैयार होगा। कंप्यूटर पर प्रिंटर की जगह “Save as PDF” चुनिए, या फ़ोन के प्रिंट मेन्यू में PDF वाला विकल्प, और आपको एक फ़ाइल मिल जाएगी जिसे आप ईमेल या WhatsApp पर भेज सकते हैं। अगर कुछ न खुले, तो इस साइट के लिए पॉप-अप की अनुमति दीजिए और फिर से कोशिश कीजिए।
जितनी रकम आपको असल में मिली, उसे “मिला भुगतान” लाइन के रूप में जोड़िए, फिर ग्राहक द्वारा काटे गए टैक्स को एक अलग “क्रेडिट नोट / समायोजन” लाइन के रूप में जोड़िए, जिसके संदर्भ में “TDS काटा गया” जैसा कुछ लिखिए। दोनों से बाक़ी घटती है, इसलिए इनवॉइस निपटा हुआ दिखता है, जबकि विवरण में मिली नकदी और आपकी ओर से काटा गया टैक्स अलग-अलग दिखते रहते हैं।
टूल में एक समय में एक ही विवरण रहता है, इसलिए अगले ग्राहक पर जाने से पहले PDF सेव कर लीजिए या CSV निर्यात कर लीजिए। अगर आपके ग्राहक Setu ग्राहक बही में हैं, तो सहेजे ग्राहकों की सूची से दूसरा नाम चुनते ही विवरण उस ग्राहक की एंट्री से फिर से बन जाता है। हाथ से टाइप किए विवरण के लिए ग्राहक का नाम और शुरुआती बाक़ी बदलिए, और नई लाइनें जोड़ने से पहले पुरानी लाइनें हटा दीजिए।
इनवॉइस एक बिक्री का बिल है, जिसमें सामान, दरें और जीएसटी होते हैं, और इसी दस्तावेज़ से आपका ग्राहक ख़रीद दर्ज करता है और इनपुट टैक्स क्रेडिट लेता है। विवरण एक अवधि के इनवॉइस, भुगतानों और क्रेडिट नोटों का सार देता है और बकाया बाक़ी पर ख़त्म होता है। यह उस बाक़ी के भुगतान की माँग करता है, पर टैक्स इनवॉइस की जगह नहीं लेता।