अपॉइंटमेंट बुक
दिन-वार बुकिंग, अवधि और स्थिति — हर अपॉइंटमेंट पर चलने वाले कारोबार के लिए।
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इस दिन कोई समय तय नहीं है
तय किए गए समय यहाँ क्रम से दिखते हैं। दूसरे दिन देखने के लिए तारीख़ बदलिए।
अपॉइंटमेंट बुक क्या है?
अपॉइंटमेंट बुक रोज़ का वह रिकॉर्ड है जिसमें दर्ज होता है कि कौन आ रहा है, कब, किस सेवा के लिए और कितनी देर के लिए। सैलून, क्लिनिक, फ़िज़ियोथेरेपिस्ट, ट्यूटर, CA और रिपेयर की दुकानें बरसों से इसे काउंटर पर रखी काग़ज़ की डायरी या फ़ोन के पास रखे रजिस्टर के रूप में रखती आई हैं। मुफ़्त अपॉइंटमेंट शेड्यूलर यही काम स्क्रीन पर करता है: हर बुकिंग में ग्राहक, फ़ोन नंबर, सेवा, शुरू होने का समय और अवधि दर्ज रहती है, ताकि आप एक नज़र में देख सकें कि कौन-से स्लॉट भर चुके हैं और कौन-से अभी ख़ाली हैं।
जब आप असल में अपना समय बेचते हैं, तब इस बुक की अहमियत सबसे ज़्यादा होती है। अगर दो ग्राहकों को 11 बजे का एक ही स्लॉट दे दिया जाए, तो उनमें से एक को इंतज़ार करना पड़ता है या वह लौट जाता है। किसी के न आने से ख़ाली रह गई कुर्सी या कंसल्टिंग रूम ऐसी कमाई है जो फिर वापस नहीं आती। हर बुकिंग का नतीजा — पूरी हुई, रद्द हुई या नो-शो — दर्ज करने से पता चलता है कि कौन-से ग्राहक तय समय पर आते हैं और किन्हें याद दिलाने या एडवांस लेने की ज़रूरत है। क्लिनिक या कंसल्टेंट के लिए पूरी हो चुकी विज़िट की तारीख़वार सूची वसूली गई फ़ीस को अपने खातों से मिलाने में भी काम आती है।
भारत में आज भी बहुत-सी बुकिंग फ़ोन कॉल और WhatsApp मैसेज से आती हैं, और उनकी जानकारी अलग-अलग चैट में बिखरी रह जाती है। सब कुछ एक जगह रखने और ग्राहक को तारीख़ व समय की लिखित पुष्टि भेजने से “किसने क्या कहा था” वाली बहस कम हो जाती है। ब्राइडल मेकअप या फ़ुल-बॉडी चेकअप जैसी लंबी सेवाओं के लिए तय दिन से पहले UPI से बुकिंग फ़ीस ले लेना यह पक्का करने का आसान तरीका है कि ग्राहक ज़रूर आए।
अपॉइंटमेंट बुक की ख़ास सुविधाएँ
डबल बुकिंग की जाँच
सहेजने से पहले टूल नई बुकिंग के शुरू होने का समय और अवधि उस दिन की हर निर्धारित अपॉइंटमेंट से मिलाता है और टकराव होने पर बुकिंग नहीं लेता। रद्द, पूरी हो चुकी और नो-शो वाली बुकिंग अपना स्लॉट नहीं रोकतीं।
समय के क्रम में दिन की सूची
कोई भी तारीख़ चुनिए और उस दिन की बुकिंग शुरू होने के समय के क्रम में देखिए; हर कार्ड पर सेवा, अवधि, फ़ोन और टिप्पणी होती है। एक काउंटर बताता है कि आज से आगे कितनी निर्धारित अपॉइंटमेंट बाक़ी हैं।
बुकिंग की चार स्थितियाँ
हर अपॉइंटमेंट निर्धारित, पूर्ण, रद्द या नो-शो में से किसी एक स्थिति में होती है, और हर स्थिति अपने अलग रंग में दिखती है। ग़लती से बंद हुई बुकिंग फिर से खोली जा सकती है।
WhatsApp और लिंक से साझा करना
“साझा कीजिए” एक ऐसे पेज का लिंक बनाता है जिस पर ग्राहक का नाम, सेवा, तारीख़, समय, अवधि और टिप्पणी दिखती है, साथ में उसी लिंक का QR कोड भी। अगर बुकिंग में फ़ोन नंबर है, तो WhatsApp बटन उसी नंबर से चैट खोल देता है।
UPI से एडवांस फ़ीस
रुपयों में की गई बुकिंग के लिए साझा करने से पहले आप वैकल्पिक एडवांस या बुकिंग फ़ीस और अपना UPI ID जोड़ सकते हैं। ग्राहक साझा किए गए पेज से ही UPI द्वारा इसका भुगतान कर सकता है।
CSV निर्यात
सारी अपॉइंटमेंट तारीख़ और समय के क्रम में CSV फ़ाइल के रूप में डाउनलोड कीजिए, जिसमें तारीख़, समय, ग्राहक, फ़ोन, सेवा, अवधि, स्थिति और टिप्पणी के कॉलम होते हैं। यह फ़ाइल Excel या Google Sheets में खुल जाती है।
मुफ़्त अपॉइंटमेंट बुक कैसे इस्तेमाल करें
- 1“नया समय” के नीचे ग्राहक का नाम और फ़ोन नंबर लिखिए। अगर इस डिवाइस पर बिज़नेस प्रोफ़ाइल या Setu का कोई और टूल पहले से सेट है, तो “वर्कस्पेस उपयोग करें” पर टैप करके वहाँ सहेजे ग्राहकों में से चुन लीजिए।
- 2सेवा, तारीख़, शुरू होने का समय और मिनटों में अवधि भरिए। ग्राहक का नाम और सेवा ज़रूरी हैं; टिप्पणी वैकल्पिक है।
- 3“समय तय कीजिए” पर टैप कीजिए। अगर यह समय उसी दिन की किसी दूसरी निर्धारित बुकिंग से टकराता है, तो टूल टकराने वाले ग्राहक, सेवा और समय का नाम बताता है, और जब तक आप कोई ख़ाली स्लॉट नहीं चुनते, बुकिंग सहेजता नहीं।
- 4सूची के ऊपर दिए तारीख़ चुनने वाले बटन से एक दिन से दूसरे दिन पर जाइए। चुने गए दिन की बुकिंग समय के क्रम में दिखती हैं, और उसके पास दिखने वाली संख्या आज से आगे की सभी निर्धारित अपॉइंटमेंट की गिनती है।
- 5स्लॉट का समय पूरा होने पर “पूर्ण करें”, “नहीं आए” या “रद्द करें” पर टैप कीजिए। बंद हो चुकी बुकिंग को बाद में फिर से खोला, दोबारा साझा किया या हटाया जा सकता है।
- 6किसी बुकिंग को WhatsApp पर भेजने, उसका लिंक कॉपी करने या उसका QR कोड दिखाने के लिए “साझा कीजिए” पर टैप कीजिए, और सारी अपॉइंटमेंट स्प्रेडशीट के रूप में डाउनलोड करने के लिए “CSV निर्यात करें” इस्तेमाल कीजिए।
नो-शो और डबल बुकिंग घटाने के तरीके
- ग्राहक का फ़ोन नंबर आगे 91 कंट्री कोड लगाकर लिखिए, जैसे 91 98765 43210, ताकि WhatsApp बटन सही चैट खोले।
- अवधि में वह पूरा समय रखिए जितनी देर कुर्सी या कमरा व्यस्त रहता है, सफ़ाई का समय भी जोड़कर, क्योंकि टकराव की जाँच आपकी डाली गई अवधि के आधार पर ही होती है।
- निजी बातें टिप्पणी वाले खाने में मत लिखिए, क्योंकि टिप्पणी उस साझा बुकिंग पेज पर दिखती है जिसे ग्राहक देखता है।
- लंबी या महँगी सेवाओं के लिए एडवांस माँगिए, और तय दिन से पहले अपने बैंक या UPI ऐप में देख लीजिए कि पैसा आ गया है।
- छूटी हुई हर विज़िट को हटाने के बजाय “नहीं आए” मार्क कीजिए, ताकि CSV में दिखे कि कौन-से ग्राहक बार-बार अपॉइंटमेंट छोड़ते हैं।
- अपने कारोबार का नाम और UPI ID बिज़नेस प्रोफ़ाइल में सहेजिए और वर्कस्पेस जोड़िए, ताकि साझा किए गए बुकिंग पेज पर आपके कारोबार का नाम आए और UPI ID अपने-आप भर जाए।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
किसी भी अपॉइंटमेंट पर चलने वाले कारोबार के लिए: सैलून, क्लिनिक, सलाहकार, मरम्मत की दुकानें, ट्यूटर, वकील। दिन का दृश्य, अवधि, स्थिति और नो-शो की निगरानी।
हाँ। इस डिवाइस पर दूसरे Setu टूल इस्तेमाल करते हैं तो अपना वर्कस्पेस जोड़िए और साझा ग्राहक बही से ग्राहक चुनिए — दोबारा टाइप करने की ज़रूरत नहीं।
हाँ — सब कुछ आपके डिवाइस पर, आपके ब्राउज़र में ही रहता है। कोई साइनअप नहीं, कोई क्लाउड नहीं, जब चाहें CSV निर्यात।
हाँ। किसी भी बुकिंग पर “साझा कीजिए” टैप कीजिए, तो ऐसा लिंक बनता है जिसमें ग्राहक का नाम, सेवा, तारीख़, समय और अवधि दिखती है। अगर आपने ग्राहक का नंबर 91 कंट्री कोड के साथ सहेजा है, तो WhatsApp बटन सीधे उसी ग्राहक से चैट खोलता है; नहीं तो आप WhatsApp के अंदर कॉन्टैक्ट चुन लेते हैं। आप लिंक कॉपी भी कर सकते हैं या ग्राहक से उसका QR कोड स्कैन करवा सकते हैं। यह टूल अपने-आप रिमाइंडर नहीं भेजता, इसलिए पुष्टि करते समय या एक दिन पहले लिंक ख़ुद भेज दीजिए।
बुकिंग पर “साझा कीजिए” टैप कीजिए, एडवांस की रकम और अपना UPI ID डालिए और लिंक भेज दीजिए। ग्राहक को अपॉइंटमेंट की जानकारी के साथ UPI से एडवांस चुकाने का बटन दिखता है। यह सुविधा रुपयों में की गई बुकिंग के लिए है। अपॉइंटमेंट बुक यह दर्ज नहीं करता कि पैसा आया या नहीं, इसलिए विज़िट से पहले अपना बैंक या UPI ऐप देख लीजिए।
अपॉइंटमेंट बुक नई बुकिंग के शुरू होने का समय और अवधि उसी दिन की हर निर्धारित अपॉइंटमेंट से मिलाता है। अगर दोनों टकराते हैं, तो वह बुकिंग नहीं सहेजता और बताता है कि किसकी अपॉइंटमेंट, किस सेवा के लिए और किस समय टकरा रही है। एक के ठीक बाद दूसरी बुकिंग की जा सकती है, इसलिए 10:00 बजे की 30 मिनट की बुकिंग और 10:30 बजे की दूसरी बुकिंग आपस में नहीं टकरातीं। रद्द, पूरी हो चुकी और नो-शो वाली बुकिंग अपना स्लॉट ख़ाली कर देती हैं।
हाँ। यह आपके फ़ोन के ब्राउज़र में चलता है, कोई ऐप इंस्टॉल नहीं करना पड़ता, और छोटी स्क्रीन पर बुकिंग फ़ॉर्म दिन की सूची के ऊपर आ जाता है। बुकिंग सिर्फ़ उसी फ़ोन के उसी ब्राउज़र में सहेजी जाती हैं, इसलिए काउंटर वाले कंप्यूटर पर जोड़ी गई अपॉइंटमेंट आपके फ़ोन पर नहीं दिखेंगी। बुक को एक ही डिवाइस पर रखिए, और जब भी कहीं और कॉपी चाहिए, CSV निर्यात कर लीजिए।