बजट बनाम वास्तविक
योजना बनाम हक़ीक़त, श्रेणी दर श्रेणी — अंतर टाइप करते ही गिना और रंग से दिखाया जाता है।
| श्रेणी | प्रकार | बजट | असल | अंतर | अंतर % | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ₹0.00 | — | |||||
| ₹0.00 | — | |||||
| ₹0.00 | — | |||||
| ₹0.00 | — | |||||
| कुल | ₹0.00 | ₹0.00 | ₹0.00 |
हरा = ठीक (खर्च बजट से कम, आमदनी बजट से ज़्यादा); लाल = ठीक नहीं। डेटा इसी ब्राउज़र में अपने आप सहेजा जाता है।
बजट बनाम वास्तविक रिपोर्ट क्या होती है?
बजट बनाम वास्तविक रिपोर्ट किसी अवधि के लिए बनाई गई आपकी योजना को, असल में जो हुआ उसके ठीक बगल में, एक-एक पंक्ति करके रखती है और फ़र्क़ को रुपये और प्रतिशत दोनों में दिखाती है। हर पंक्ति एक श्रेणी होती है, जैसे बिक्री, किराया, वेतन या मार्केटिंग। यह बजट अंतर विश्लेषण का सबसे आसान रूप है और हर महीने बनने वाले मैनेजमेंट अकाउंट्स का मुख्य हिस्सा भी। इसे बनाने के लिए आपको पूरे अकाउंटिंग सिस्टम की ज़रूरत नहीं — बस हर पंक्ति के लिए एक बजट आँकड़ा और अपनी बहियों से उसका कुल जोड़ चाहिए।
ज़्यादातर छोटे कारोबार कुछ बड़ी मदों — जैसे स्टाफ़, किराया, कच्चा माल, बिजली और मार्केटिंग — के लिए मोटा-मोटा मासिक बजट तय करते हैं और तीसरे हफ़्ते तक उसे भूल जाते हैं। हर महीने बजट को वास्तविक से मिलाने पर भटकाव जल्दी पकड़ में आ जाता है: लगातार तीन महीने से बढ़ता बिजली का बिल, बिना अतिरिक्त बिक्री के बजट से ऊपर चला गया मार्केटिंग ख़र्च, या बिक्री में ऐसी कमी जो अगले महीने की नकदी को दबा देगी। वर्किंग कैपिटल लिमिट की समीक्षा करते समय कर्ज़ देने वाले भी अक्सर आपके अनुमानों की तुलना असली नतीजों से करते हैं, इसलिए हर महीने की यह आदत बाद की भागदौड़ से बचा लेती है।
मान लीजिए आपके जुलाई के बजट में बिक्री ₹5,00,000 और मार्केटिंग ₹20,000 थी, और वास्तविक आँकड़े ₹4,60,000 और ₹25,000 आए। बिक्री का अंतर ₹4,60,000 − ₹5,00,000 = −₹40,000 यानी −8.0% है, जो लाल रंग में दिखता है क्योंकि आमदनी कम रही। मार्केटिंग का अंतर ₹25,000 − ₹20,000 = +₹5,000 यानी +25.0% है, और यह भी लाल है क्योंकि ख़र्च बजट से ऊपर गया। ₹40,000 के बजट वाला किराया अगर ₹40,000 ही चुकाया गया, तो उसका अंतर शून्य होता है और वह स्लेटी रंग में दिखता है।
बजट बनाम वास्तविक टूल की ख़ूबियाँ
लाइव अंतर और अंतर %
अंतर यानी असल रकम में से बजट घटाकर बची रकम, और अंतर % उसे बजट से भाग देकर निकलता है। हर अक्षर टाइप करते ही दोनों दोबारा गिने जाते हैं।
आमदनी को पहचानने वाले रंग
हर पंक्ति ख़र्च या आमदनी के रूप में चिह्नित होती है, इसलिए ज़्यादा ख़र्च लाल हो जाता है, जबकि बिक्री का लक्ष्य पार करना हरा दिखता है।
ख़र्चों से असल रकम लाइए
वर्कस्पेस की अनुमति होने पर “असल” कॉलम आपके ख़र्च ट्रैकर के श्रेणीवार कुल से भर जाता है, और जो श्रेणियाँ अभी शीट पर नहीं हैं, वे नई पंक्तियों के रूप में जुड़ जाती हैं।
आपकी अपनी श्रेणियाँ
शुरुआती पंक्तियों के नाम बदलिए, जितनी चाहिए उतनी पंक्तियाँ जोड़िए और जो काम की नहीं हैं, उन्हें हटा दीजिए।
CSV निर्यात
फ़ायदेमंद हाँ/नहीं वाले कॉलम और कुल की पंक्ति के साथ शीट डाउनलोड कीजिए — Excel, Google Sheets या आपके CA के लिए तैयार।
टाइप करते ही सहेजा जाता है
शीट इसी ब्राउज़र में बनी रहती है, इसलिए महीना बीतने के साथ-साथ आप असल आँकड़े भरते रह सकते हैं।
मुफ़्त बजट बनाम वास्तविक टूल कैसे इस्तेमाल करें
- 1जिस अवधि की समीक्षा कर रहे हैं, उसे शीट के नाम के तौर पर “अवधि” में लिखिए, जैसे जुलाई 2026।
- 2बिक्री, किराया, वेतन और प्रचार की पहले से बनी पंक्तियों से शुरुआत कीजिए, और बिजली या कच्चे माल जैसी दूसरी श्रेणियों के लिए “पंक्ति जोड़ें” पर टैप कीजिए।
- 3हर पंक्ति का “प्रकार” “खर्च” या “आमदनी” चुनिए, ताकि टूल समझ सके कि बजट से ऊपर जाना अच्छा है या बुरा।
- 4“बजट” और “असल” कॉलम भरिए। “अंतर” और “अंतर %” टाइप करते-करते गिने जाते हैं — फ़ायदेमंद अंतर हरे रंग में और नुक़सानदेह अंतर लाल रंग में।
- 5अगर इस ब्राउज़र में Setu का बिज़नेस वर्कस्पेस बना हुआ है, तो बैनर पर “वर्कस्पेस उपयोग करें” और फिर “खर्चों से असल रकम लाइए” पर टैप कीजिए — “असल” कॉलम आपके ख़र्च ट्रैकर की एंट्रियों से, श्रेणी के हिसाब से जोड़कर, भर जाएगा।
- 6“CSV निर्यात करें” पर टैप करके नाम वाली हर पंक्ति डाउनलोड कीजिए — उसके प्रकार, बजट, असल, अंतर, अंतर % और फ़ायदेमंद है या नहीं (हाँ/नहीं) वाले कॉलम के साथ, और आख़िर में कुल की एक पंक्ति भी।
हर महीने की अंतर समीक्षा को काम का बनाने के सुझाव
- पंक्तियों के नाम ठीक वैसे ही रखिए जैसे ख़र्च ट्रैकर की श्रेणियाँ हैं, जैसे किराया, वेतन या बिजली — वही वर्तनी और (अंग्रेज़ी नामों में) वही बड़े-छोटे अक्षर — ताकि लाई गई असल रकम सही पंक्ति में पहुँचे; अगर पंक्ति का नाम बदलकर “दुकान का किराया” कर दिया, तो उसकी जगह “किराया” नाम की एक अलग पंक्ति जुड़ जाएगी
- पहले असल रकम लाइए और हाथ से सुधार बाद में कीजिए, क्योंकि दोबारा लाने पर हर मेल खाती पंक्ति का असल आँकड़ा फिर से लिख दिया जाता है
- कुल वाली पंक्ति सावधानी से पढ़िए: यह आमदनी और ख़र्च की पंक्तियों को एक साथ जोड़ देती है और बजट से ऊपर गया कोई भी कुल लाल रंग में दिखाती है, इसलिए मिली-जुली शीट पर कुल जोड़ के बजाय हर पंक्ति को अलग से परखिए
- हर महीने का बजट पिछले साल के उसी महीने के आधार पर बनाइए, और किराया बढ़ने, नई भर्ती या त्योहारी सीज़न जैसे पहले से पता बदलावों के हिसाब से उसे घटाइए-बढ़ाइए
- दो महीने वाला बिल, जैसे हर दूसरे महीने आने वाला बिजली का बिल, उसी महीने के बजट में रखिए जिसमें आप उसे चुकाने वाले हैं, ताकि ख़ाली महीना और दोहरे बिल वाला महीना झूठे अंतर न दिखाएँ
- हर लाल पंक्ति के लिए एक लाइन में वजह लिख लीजिए, जैसे दाम बढ़ना, एक बार की मरम्मत या समय का फ़र्क़, ताकि अगले महीने का बजट बेहतर बने
बजट से जुड़े दूसरे टूल
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
वास्तविक और बजट की रक़म का फ़र्क़ (वास्तविक − बजट)। ख़र्च की पंक्तियों में धनात्मक अंतर का मतलब ज़्यादा ख़र्च; आमदनी की पंक्तियों में मतलब आपने योजना से बेहतर किया।
रुपये में बड़े और प्रतिशत में बड़े — आपकी सबसे बड़ी लागत पर 2% का फ़र्क़ किसी छोटी मद पर 40% के फ़र्क़ से ज़्यादा मायने रख सकता है। दोनों कॉलम देखिए।
महीने में एक बार आम तरीक़ा है — रास्ता सुधारने के लिए काफ़ी जल्दी, और असली आँकड़े जुटने के लिए काफ़ी अंतराल। यह टूल इस ब्राउज़र में एक ही शीट रखता है, इसलिए किसी महीने के आँकड़ों के ऊपर नए आँकड़े भरने से पहले रिकॉर्ड के लिए CSV निर्यात कर लीजिए।
नहीं। अवधि वाला बॉक्स सिर्फ़ एक नाम है। असल रकम लाते समय टूल आपके Setu ख़र्च ट्रैकर में सहेजे हर ख़र्च को, उसकी तारीख़ चाहे जो हो, मेल खाती श्रेणी के हिसाब से जोड़ता है। अगर आप कई महीनों के ख़र्च दर्ज करते हैं, तो ख़र्च ट्रैकर में उस महीने का कुल देखिए और असल रकम हाथ से लिखिए, वरना लाया गया आँकड़ा सभी महीनों को एक साथ जोड़ देगा।
अंतर % = (असल − बजट) ÷ बजट × 100। बिजली का बजट ₹12,000 हो और असल बिल ₹13,800 आए, तो ₹1,800 ÷ ₹12,000 × 100 = 15.0% होता है, जो लाल रंग में दिखता है क्योंकि यह ख़र्च की पंक्ति है। जिस पंक्ति में बजट नहीं भरा गया, उसका प्रतिशत नहीं निकल सकता और वहाँ डैश दिखता है, हालाँकि रुपये में अंतर फिर भी दिखाई देता है।
हाँ। हर पंक्ति का “प्रकार” “आमदनी” या “खर्च” चुनिए। आमदनी वाली पंक्तियों में रंगों का तर्क उलट जाता है: असल रकम बजट से ऊपर हो तो हरा और नीचे हो तो लाल, जबकि ख़र्च वाली पंक्तियों में इसका उल्टा होता है। “पंक्ति जोड़ें” से जोड़ी गई पंक्तियाँ, और असल रकम लाने पर आई नई श्रेणियाँ, “खर्च” के रूप में शुरू होती हैं, इसलिए कैटरिंग या ऑनलाइन ऑर्डर जैसी किसी अतिरिक्त आमदनी वाली पंक्ति का प्रकार बदल दीजिए।
टूल एक समय में एक ही शीट रखता है। आसान तरीका यह है कि महीने के आख़िर में CSV निर्यात कर लीजिए, फिर अगले महीने के लिए अवधि का नाम और आँकड़े बदल दीजिए। फ़ाइल का नाम हमेशा budget-vs-actual.csv होता है और उसमें अवधि का नाम शामिल नहीं होता, इसलिए फ़ाइल का नाम बदलकर उसमें महीना जोड़ दीजिए — इस तरह महीने-दर-महीने का रिकॉर्ड बनता जाएगा, जिसकी तुलना आप Excel या Google Sheets में कर सकते हैं।