ख़र्च ट्रैकर
हर कारोबारी ख़र्च श्रेणी के हिसाब से लिखिए — और डैशबोर्ड पर असली मुनाफ़ा देखिए।
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कारोबारी ख़र्च ट्रैकर क्या है?
ख़र्च ट्रैकर उसी ख़र्चा रजिस्टर का डिजिटल रूप है जो कई दुकानें काउंटर पर रखती हैं: तारीख़वार सूची कि कारोबार किराया, वेतन, बिजली, ढुलाई, मरम्मत, प्रचार और ख़रीद पर कितना ख़र्च करता है। हर एंट्री में तारीख़, श्रेणी, रकम, भुगतान का तरीका और ख़र्च किस काम के लिए हुआ — यह सब लिखा जाता है। महीने और श्रेणी के हिसाब से जोड़ने पर यह रजिस्टर एक नज़र में आपके रोज़मर्रा के चालू ख़र्च दिखा देता है और आपके लाभ-हानि खाते के परिचालन ख़र्च वाले हिस्से के ज़्यादातर आँकड़े भी दे देता है।
छोटे कारोबार का मुनाफ़ा चुपचाप ख़र्चों के रास्ते ही रिसता है। प्लंबर को दिया नक़द, डीज़ल के लिए किया गया UPI ट्रांसफ़र या चाय-नाश्ते का बिल — जब तक कोई उसी दिन लिख न ले, ये शायद ही कभी हिसाब-किताब तक पहुँचते हैं। महीनेवार ख़र्च रजिस्टर से आप महीनों की तुलना कर सकते हैं, धीरे-धीरे बढ़ते किसी बिल को पकड़ सकते हैं और अपने अकाउंटेंट को रसीदों से भरे थैले की जगह एक फ़ाइल दे सकते हैं। असली बिल और जीएसटी इनवॉइस भी संभालकर रखिए, क्योंकि एंट्रियों के सबूत के लिए और जहाँ अनुमति हो वहाँ इनपुट टैक्स क्रेडिट लेने के लिए आपके CA को इनकी ज़रूरत पड़ती है।
भुगतान का तरीका लिखना आगे चलकर बहुत काम आता है। जब हर एंट्री में नक़द, UPI, कार्ड या बैंक ट्रांसफ़र लिखा हो, तो ख़र्चों का बैंक स्टेटमेंट और कैश बुक से मिलान कुछ ही मिनटों में हो जाता है, और आप देख पाते हैं कि आपका कितना ख़र्च अब भी नक़द में जा रहा है। टैक्स के समय भी यह मायने रखता है: आयकर नियम आम तौर पर किसी एक व्यक्ति को एक दिन में ₹10,000 से ज़्यादा के नक़द भुगतान पर कारोबारी कटौती की अनुमति नहीं देते, इसलिए बड़े बिल UPI या बैंक ट्रांसफ़र से चुकाना बेहतर है।
ख़र्च ट्रैकर की ख़ूबियाँ
आठ तैयार श्रेणियाँ
किराया, वेतन, बिजली, ख़रीद, ढुलाई, प्रचार, मरम्मत और अन्य — इनमें किसी दुकान या रेस्टोरेंट के आम चालू ख़र्च आ जाते हैं।
कुल के साथ महीनेवार नज़ारा
महीना बदलकर हर एंट्री देखिए, सबसे नई सबसे ऊपर, साथ में महीने का कुल और हर श्रेणी का कुल, सबसे बड़ी श्रेणी पहले।
हर एंट्री पर भुगतान का तरीका
हर ख़र्च पर नक़द, UPI, कार्ड या बैंक ट्रांसफ़र दर्ज कीजिए। भुगतान का तरीका CSV निर्यात में भी शामिल होता है।
सप्लायरों से जुड़ाव
अगर आप Setu सप्लायर बुक में सप्लायर रखते हैं, तो ख़र्च पर उनमें से एक चुनिए, ताकि CSV में दिखे कि भुगतान किसे किया गया।
बजट बनाम वास्तविक के लिए आँकड़े
जब इस ब्राउज़र में Setu बिज़नेस वर्कस्पेस सेट हो, तो बजट बनाम वास्तविक अपना वास्तविक कॉलम इन्हीं ख़र्चों से, श्रेणी के हिसाब से, भर सकता है।
पुष्टि के बाद ही हटाना
ग़लत एंट्री पुष्टि के एक क़दम के बाद ही हटती है, ताकि ग़लती से उँगली लग जाने पर कोई रिकॉर्ड न मिटे।
मुफ़्त ख़र्च ट्रैकर कैसे इस्तेमाल करें
- 1तारीख़ चुनिए। इसमें पहले से आज की तारीख़ रहती है, इसलिए पुराने बिल दर्ज करते समय इसे बदल दीजिए।
- 2श्रेणी चुनिए: किराया, वेतन, बिजली, ख़रीद, ढुलाई, प्रचार, मरम्मत या अन्य।
- 3रकम और छोटा-सा विवरण भरिए, जैसे जुलाई का दुकान किराया।
- 4भुगतान का तरीका चुनिए — नक़द, UPI, कार्ड या बैंक ट्रांसफ़र — और अगर आप सप्लायर बुक में सप्लायर रखते हैं, तो सप्लायर भी चुनिए।
- 5“खर्च जोड़ें” दबाइए, फिर महीना चुनने वाली सूची से उस महीने की एंट्रियाँ, महीने का कुल और हर श्रेणी का कुल देखिए।
- 6चुने हुए महीने को Excel, Google Sheets या अपने अकाउंटेंट के लिए डाउनलोड करने के लिए “CSV निर्यात करें” दबाइए।
ख़र्च का रिकॉर्ड काम का बनाए रखने की आदतें
- ख़र्च उसी दिन दर्ज कीजिए, ख़ासकर छोटे नक़द भुगतान, जो बैंक स्टेटमेंट में कभी दिखते ही नहीं
- ऐसा विवरण लिखिए जिसे कोई और भी समझ सके, जैसे सिर्फ़ बिल की जगह बिजली बिल जून, मीटर 2
- विवरण में बिल या इनवॉइस नंबर लिखिए, ताकि हर एंट्री को उसकी काग़ज़ी या PDF कॉपी से मिलाया जा सके
- अगर आपके POS उत्पादों में लागत मूल्य दर्ज है, तो दोबारा बेचे जाने वाले उसी स्टॉक को ख़रीद श्रेणी में मत लिखिए, और पर्चेज़ रजिस्टर में उसे दर्ज करते समय “कारोबारी खर्च के रूप में भी दर्ज कीजिए” से टिक हटा दीजिए, वरना प्रॉफ़िट डैशबोर्ड उसे दो बार घटा देगा
- हर महीने श्रेणीवार कुल देखिए; जो श्रेणी लगातार तीन महीने बढ़े, उस पर ग़ौर से नज़र डालनी चाहिए
- महीने के आख़िर में उस महीने की CSV निर्यात कीजिए और ब्राउज़र के बाहर एक कॉपी के रूप में उसे अपने हिसाब-किताब के साथ रखिए
बहीखाते से जुड़े दूसरे टूल
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
हाँ — मुफ़्त, जितनी चाहें प्रविष्टियाँ, कोई साइनअप नहीं। आपका ख़र्च का डेटा आपके डिवाइस पर, आपके ब्राउज़र में ही रहता है।
यहाँ लिखे ख़र्च Setu के प्रॉफ़िट डैशबोर्ड में अपने आप शामिल हो जाते हैं, इसलिए मुनाफ़ा असली ख़र्चों से निकलता है — अंदाज़े से नहीं।
हाँ — किसी भी महीने को CSV फ़ाइल में निकालिए, जो Excel या Google Sheets में खुल जाती है।
एंट्री जोड़ने के बाद उसे संपादित नहीं किया जा सकता। महीने की सूची से ग़लत एंट्री हटाइए, पुष्टि कीजिए और सही तारीख़, श्रेणी या रकम के साथ उसे फिर से जोड़िए। अगर ग़लती किसी पुराने महीने में है, तो पहले महीना चुनने वाली सूची में वह महीना चुनिए, क्योंकि सूची एक बार में एक ही महीना दिखाती है।
हाँ। “खर्च जोड़ें” दबाने से पहले तारीख़ बदल दीजिए, क्योंकि उसमें पहले से आज की तारीख़ रहती है। महीना चुनने वाली सूची में हर वह महीना आता है जिसमें एंट्रियाँ हों, साथ में चालू महीना भी; इसलिए पुराने महीने में एंट्री होते ही वह महीना सूची में दिखने लगता है, और उसका कुल और CSV निर्यात भी उसी के साथ अपडेट हो जाते हैं।
हाँ। यह आपके फ़ोन के ब्राउज़र में चलता है; छोटी स्क्रीन पर ख़र्च जोड़ने का फ़ॉर्म पहले आता है और महीने की सूची उसके नीचे। डिवाइसों के बीच कोई सिंक नहीं होता, इसलिए फ़ोन पर जोड़े गए ख़र्च आपके लैपटॉप पर नहीं दिखेंगे। रजिस्टर के लिए एक ही डिवाइस तय कर लीजिए, या किसी और के साथ कोई महीना साझा करने के लिए CSV निर्यात कीजिए।
ख़र्च ट्रैकर में सिर्फ़ कारोबारी ख़र्चों पर बाहर जाने वाला पैसा दर्ज होता है, श्रेणी के हिसाब से बँटा हुआ, ताकि आप देख सकें कि कारोबार चलाने में कितना लगता है। कैश बुक में हर नक़द आमद और हर नक़द भुगतान दर्ज होता है — बिक्री की वसूली और मालिक की निजी निकासी समेत — और साथ में चलती बाक़ी, जिसे आप गल्ले के नक़द से मिला सकते हैं। कई दुकानें दोनों रखती हैं: रोज़ के नक़द पर नियंत्रण के लिए कैश बुक और लागत के विश्लेषण के लिए ख़र्च ट्रैकर।