सप्लायर बुक
आपके सारे वेंडर एक जगह — एक बार सहेजे, हर Setu टूल में काम आएँ।
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सप्लायर बुक (वेंडर रजिस्टर) क्या है?
सप्लायर बुक, यानी वेंडर रजिस्टर, उन सभी की मुख्य सूची है जिनसे आप ख़रीदते हैं: उनका फ़ोन, ईमेल, बिलिंग पता, GSTIN और उनके साथ तय हुई हर बात। इसमें कोई बिल या रकम नहीं होती। यह वह संदर्भ है जिससे आपकी ख़रीद एंट्रियाँ, ऑर्डर और भुगतान जानकारी लेते हैं। जब सारा विवरण एक ही जगह हो, तो एक ही सप्लायर का नाम तीन अलग-अलग तरीक़ों से लिखना बंद हो जाता है, ख़रीद बिल सही वेंडर से मिलते हैं, और नया कर्मचारी पुरानी WhatsApp चैट खंगाले बिना दोबारा ऑर्डर के लिए सही व्यक्ति को फ़ोन कर सकता है।
जीएसटी में पंजीकृत कारोबार के लिए सप्लायर का GSTIN सबसे अहम फ़ील्ड है। किसी ख़रीद पर इनपुट टैक्स क्रेडिट आप तक तभी पहुँचता है जब सप्लायर उस इनवॉइस को आपके GSTIN के सामने रिपोर्ट करता है, जिसके बाद वह आपके GSTR-2B में दिखता है। हर सप्लायर का सही GSTIN रिकॉर्ड में रखने से ख़रीद बिलों का GSTR-2B से हर महीने का मिलान जल्दी होता है और उस सप्लायर को पकड़ने में मदद मिलती है जिसने रिटर्न नहीं भरा। GSTIN के पहले दो अंक राज्य कोड होते हैं। अगर सप्लायर का कोड आपके कोड से अलग है, तो उसके बिलों पर आम तौर पर CGST और SGST के बजाय IGST लगेगा।
सप्लायर बुक आपके लिए क्या सँभालती है
वेंडर का पूरा रिकॉर्ड
हर सप्लायर का नाम, फ़ोन, ईमेल, GSTIN, पता और अपनी मर्ज़ी के नोट्स एक ही कार्ड पर रखिए।
झटपट खोज
नाम या फ़ोन नंबर का कोई हिस्सा टाइप करके सप्लायर ढूँढ़िए। सूची A से Z के क्रम में लगी रहती है।
कभी भी बदलाव
बदला हुआ फ़ोन नंबर या नया पता वहीं अपडेट कीजिए, और बुक से सप्लायर चुनने वाले टूल उसके बाद से नया विवरण इस्तेमाल करेंगे।
ख़रीद के दस्तावेज़ भरती है
पर्चेज़ ऑर्डर और डेबिट नोट जनरेटर सप्लायर का नाम, पता और GSTIN सीधे बुक से भर सकते हैं।
ख़र्च और वेंडर स्कोरिंग से जुड़ाव
ख़र्च ट्रैकर में ख़र्चों को किसी सप्लायर से टैग कीजिए, और अपने सप्लायरों को वेंडर तुलना में लाकर दाम, गुणवत्ता और डिलीवरी पर उन्हें अंक दीजिए।
फ़ोन पर भी चलती है
छोटी स्क्रीन पर सप्लायर सूची और फ़ॉर्म एक ही कॉलम में ऊपर-नीचे आ जाते हैं, ताकि आप काउंटर पर खड़े-खड़े सप्लायर जोड़ सकें।
मुफ़्त सप्लायर बुक कैसे इस्तेमाल करें
- 1“आपूर्तिकर्ता जोड़ें” फ़ॉर्म में सप्लायर का नाम लिखिए। सिर्फ़ यही फ़ील्ड ज़रूरी है।
- 2फ़ोन नंबर, ईमेल, GSTIN और पता जोड़िए, और उधारी की शर्तों, संपर्क व्यक्ति या बैंक विवरण के लिए “नोट्स” इस्तेमाल कीजिए।
- 3“आपूर्तिकर्ता जोड़ें” पर टैप कीजिए। सप्लायर सूची में जुड़ जाता है, जो वर्णक्रम में लगी रहती है।
- 4नाम या फ़ोन नंबर का कोई हिस्सा लिखकर सप्लायर ढूँढ़ने के लिए खोज बॉक्स इस्तेमाल कीजिए।
- 5सप्लायर का विवरण बदलने के लिए “संपादित करें” पर टैप करके “बदलाव सहेजें” दबाइए, या जिस सप्लायर से अब ख़रीद नहीं करते उसे हटाने के लिए “हटाएँ” पर टैप कीजिए।
- 6पर्चेज़ ऑर्डर जनरेटर या डेबिट नोट जनरेटर में बैनर दिखे तो उस पर “वर्कस्पेस उपयोग करें” पर टैप कीजिए, फिर सप्लायर चुनिए ताकि उसका नाम, पता और GSTIN अपने आप भर जाए।
सहेजने से पहले सप्लायर का GSTIN जाँच लीजिए
GSTIN में एक भी ग़लत अक्षर का मतलब है कि मिलान करते समय उस सप्लायर के बिल आपके GSTR-2B की एंट्रियों से मेल नहीं खाएँगे, और आप किसी क्रेडिट के पीछे समय गँवा सकते हैं या वह क्रेडिट छोड़ सकते हैं जो असल में मौजूद है। नंबर चालू है और क़ानूनी नाम बिल से मेल खाता है, यह पक्का करने के लिए जीएसटी पोर्टल पर Search Taxpayer विकल्प इस्तेमाल कीजिए। इसी खोज से यह भी पता चलता है कि सप्लायर कंपोज़िशन स्कीम में है या नहीं। कंपोज़िशन डीलर अपने बिलों पर जीएसटी नहीं वसूल सकते, इसलिए ऐसी ख़रीद पर दावा करने के लिए कोई इनपुट टैक्स क्रेडिट नहीं होता। जो पता चले उसे सप्लायर के नोट्स में लिख दीजिए, ताकि अगले व्यक्ति को दोबारा जाँचना न पड़े।
ख़रीदारी के लिए मिलते-जुलते टूल
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
आपके डिवाइस पर आपके ब्राउज़र में, आपके Setu कारोबारी वर्कस्पेस के अंदर। कुछ भी अपलोड नहीं होता — कोई साइनअप नहीं, कोई क्लाउड नहीं।
पर्चेज़ रजिस्टर सीधे इसी बुक से सप्लायर चुन लेता है, इसलिए खरीद बिल दर्ज करते समय आपको वेंडर का विवरण दोबारा नहीं लिखना पड़ता।
हाँ — पूरी बुक CSV के रूप में निर्यात कीजिए, जो Excel या Google Sheets में कभी भी खुल जाती है।
कम से कम, कारोबार का नाम जैसा उनके बिलों पर छपता है, एक फ़ोन नंबर, और अगर वे पंजीकृत हैं तो उनका GSTIN। पर्चेज़ ऑर्डर और डेबिट नोट के लिए बिलिंग पता जोड़िए, और नोट्स फ़ील्ड में उधारी की शर्तें, संपर्क व्यक्ति का नाम, भुगतान के लिए बैंक खाता या UPI ID, और उनसे आम तौर पर ख़रीदे जाने वाले आइटम लिखिए। सिर्फ़ नाम ज़रूरी है।
नहीं। GSTIN फ़ील्ड में आप जो भी टाइप करें, वह ले लेता है; न फ़ॉर्मैट जाँचता है, न नंबर कहीं खोजता है। सहेजने से पहले जीएसटी पोर्टल के Search Taxpayer पेज पर इसकी पुष्टि कर लीजिए। सही GSTIN में 15 अक्षर होते हैं: दो अंकों का राज्य कोड, सप्लायर का 10 अक्षरों वाला पैन, एक एंटिटी नंबर, 14वाँ अक्षर जो आम तौर पर Z होता है, और आख़िर में एक चेक अक्षर।
सप्लायर बुक आपके वेंडरों और उनके विवरण की सूची है, और यह तभी बदलती है जब किसी सप्लायर का विवरण बदले। पर्चेज़ रजिस्टर आपको मिलने वाला हर बिल दर्ज करता है — तारीख़, सप्लायर, बिल नंबर, आइटम, कुल रकम और भुगतान के तरीक़े के साथ। सप्लायर को आप बुक में एक बार बनाते हैं, फिर रजिस्टर में उसके नाम कई ख़रीद दर्ज करते हैं।
इंपोर्ट का कोई विकल्प नहीं है; सप्लायर फ़ॉर्म से एक-एक करके जोड़े जाते हैं। अगर आप स्प्रेडशीट से आ रहे हैं, तो उन सप्लायरों से शुरू कीजिए जिनसे आप सबसे ज़्यादा ख़रीदते हैं, क्योंकि आम तौर पर गिने-चुने सप्लायर ही आपके ज़्यादातर ख़रीद बिलों के लिए ज़िम्मेदार होते हैं, और बाक़ी को तब जोड़िए जब उनका अगला बिल आए।