डेबिट नोट जनरेटर
माल लौटा रहे हैं या सप्लायर के बिल पर आपत्ति है? एक मिनट में साफ़, आइटमवार डेबिट नोट जारी कीजिए।
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अभी कुछ सहेजा नहीं है
आप जो दस्तावेज़ सहेजेंगे वे यहाँ दिखेंगे — इसी डिवाइस पर आपके निजी वर्कस्पेस में, कहीं अपलोड नहीं होते।
डेबिट नोट क्या होता है?
डेबिट नोट सप्लायर के बिल पर ख़रीदार का औपचारिक दावा है। इसमें बिल का हवाला होता है, कारण लिखा होता है और समायोजन की रकम लाइन-दर-लाइन दी होती है, ताकि सप्लायर उसे जाँच सके और आपके खातों में आपकी घटी हुई देनदारी दिखे। आपके बहीखाते में यह सप्लायर के खाते को डेबिट करता है — नाम यहीं से आया है — और Tally में यह वही डेबिट नोट वाउचर है जो ख़रीद वापसी के लिए इस्तेमाल होता है। यह डेबिट नोट जनरेटर इस दावे को एक-दो मिनट में नंबर वाले, प्रिंट करने लायक़ दस्तावेज़ में बदल देता है।
जीएसटी में इस शब्द का अर्थ ज़्यादा सीमित है। जीएसटी क़ानून वाला डेबिट नोट वह सप्लायर जारी करता है जिसने कम रकम वसूली हो, क्योंकि इनवॉइस पर टैक्स योग्य मूल्य या टैक्स कम लगा था, और इससे देय रकम बढ़ती है। माल वापसी के लिए ख़रीदार का डेबिट नोट एक कारोबारी दस्तावेज़ है: जीएसटी का समायोजन तब होता है जब सप्लायर उतनी ही रकम का क्रेडिट नोट जारी करके उसे रिपोर्ट करता है, जिसके बाद आप अपना क्लेम किया हुआ इनपुट टैक्स क्रेडिट घटाते हैं। दोनों दस्तावेज़ फ़ाइल में रखिए और अपने CA को बताइए कि कौन-सा कौन है।
एक उदाहरण: सप्लायर के बिल B-7781 में 50 किलो काजू ₹900 प्रति किलो और 5% जीएसटी पर लगाए गए, जबकि तय दर ₹860 थी। “दर का अंतर / ज़्यादा वसूली” चुनिए, “बिल / इनवॉइस नं. के बदले” में B-7781 लिखिए, और एक लाइन जोड़िए: 50 किग्रा, ₹40 की दर पर — यानी प्रति किलो का अंतर — और टैक्स 5%। नोट का जोड़ ₹2,000 और ₹100 टैक्स, यानी ₹2,100 बनता है। बिल चुकाते समय यह रकम काट लीजिए, और सप्लायर से उतनी ही रकम का क्रेडिट नोट माँगिए।
ख़रीद के काम के लिए बना
एक बार चुनते ही सप्लायर की जानकारी
सप्लायर बुक से सप्लायर चुनते ही नोट पर उसका नाम, पता और जीएसटीआईएन भर जाता है।
बिक्री मूल्य नहीं, लागत मूल्य
सहेजा हुआ प्रोडक्ट चुनने पर उसका नाम, लागत मूल्य (लागत दर्ज न हो तो बिक्री मूल्य) और टैक्स दर भर जाती है।
ख़रीद से जुड़े छह कारण
माल लौटाया, कम डिलीवरी, ख़राब माल, दर का अंतर / ज़्यादा वसूली, गुणवत्ता की समस्या और गलत माल भेजा गया — ये चुनने के लिए तैयार हैं, और आप इनके शब्द बदल भी सकते हैं।
वज़न, आयतन और पैक
लाइनों में किग्रा, ग्राम, लीटर, मिली, मीटर, डिब्बा, दर्जन, पीस और दूसरी इकाइयाँ चुनी जा सकती हैं, जो खुले या पैक माल की वापसी के लिए सही बैठती हैं।
भेजने के लिए तैयार
A4 प्रिंटआउट में दोनों पक्षों की जानकारी, बिल का हवाला, कारण, हस्ताक्षर की लाइन और नीचे एक फ़ुटर होता है, जिसमें लिखा होता है कि यह बताई गई ख़रीद के बदले जारी किया गया है।
सहेजे नोट और CSV
सबसे हाल के 20 सहेजे डेबिट नोट नंबर, सप्लायर, तारीख़ और कुल रकम के साथ सूची में दिखते हैं, ताकि आप उन्हें दोबारा छाप सकें। “CSV निर्यात करें” फ़ॉर्म में अभी भरे नोट को स्प्रेडशीट फ़ाइल के रूप में सहेजता है।
मुफ़्त डेबिट नोट जनरेटर कैसे इस्तेमाल करें
- 1अपनी बिज़नेस प्रोफ़ाइल और सप्लायर बुक में अपने सप्लायर सेट कीजिए, फिर जब यह पेज विकल्प दे, तो “वर्कस्पेस उपयोग करें” पर क्लिक कीजिए, ताकि आपकी जानकारी और सहेजे सप्लायर लोड हो जाएँ।
- 2अगर आप अपनी अलग सीरीज़ रखते हैं तो डिफ़ॉल्ट DN- नंबर की जगह उसका नंबर डालिए, तारीख़ जाँचिए, और सप्लायर का बिल नंबर “बिल / इनवॉइस नं. के बदले” में लिखिए।
- 3नाम, पता और जीएसटीआईएन भरने के लिए सहेजा हुआ सप्लायर चुनिए, या ख़ुद लिखिए।
- 4“कम डिलीवरी” या “दर का अंतर / ज़्यादा वसूली” जैसा कोई कारण चुनिए, या अपना कारण लिखिए।
- 5हर लाइन इकाई, मात्रा, दर और उसी कर % के साथ जोड़िए जो सप्लायर के बिल पर लगा था।
- 6नोट सहेजिए, फिर सप्लायर को भेजने के लिए “छापिए / PDF” या अपने रिकॉर्ड के लिए “CSV निर्यात करें” इस्तेमाल कीजिए।
सप्लायर के क्रेडिट नोट पर नज़र रखिए
आपका डेबिट नोट आपका दावा है, जीएसटी समायोजन नहीं। सप्लायर से उतनी ही रकम का क्रेडिट नोट जारी करने को कहिए और जाँचिए कि वह आपके GSTR-2B में दिख रहा है, जहाँ वह आपको मिलने वाले इनपुट टैक्स क्रेडिट को घटाता है। वेंडर मिलान के दौरान हर डेबिट नोट को सप्लायर के क्रेडिट नोट से मिलाकर टिक कीजिए, ताकि दोनों बहीखातों में बकाया एक जैसा रहे।
संबंधित टूल
ख़रीद के बाक़ी रिकॉर्ड सँभालने के टूल।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
खरीदार सप्लायर को डेबिट नोट देकर दर्ज करता है कि उसकी देनदारी कितनी घटी — माल लौटाया, सप्लाई कम आई, आइटम खराब निकले, या सप्लायर के बिल में दर का फ़र्क़ रहा।
ये एक ही समायोजन के दो पहलू हैं: खरीदार सप्लायर पर डेबिट नोट बनाता है; विक्रेता उसके जवाब में (या सीधे) क्रेडिट नोट जारी करता है। आप कौन-सा जारी करेंगे, यह इस पर निर्भर है कि सौदे में आप किस तरफ़ हैं।
हाँ — दस्तावेज़ सिर्फ़ आपके ब्राउज़र के लोकल स्टोरेज में सहेजे जाते हैं। कुछ भी अपलोड नहीं होता, और किसी खाते की ज़रूरत नहीं।
कारण में “कम डिलीवरी” चुनिए और सप्लायर का बिल नंबर डालिए। कम आए माल के लिए एक लाइन जोड़िए: वह मात्रा जिसका बिल लगा पर माल नहीं मिला, बिल वाली दर और बिल वाले टैक्स % पर। अगर 100 डिब्बे ₹120 पर 18% टैक्स के साथ बिल हुए और 92 पहुँचे, तो लाइन होगी 8 डिब्बे ₹120 पर, यानी ₹960 और ₹172.80 टैक्स, कुल ₹1,132.80।
हाँ। “बिल / इनवॉइस नं. के बदले” एक ही टेक्स्ट बॉक्स है, इसलिए आप कॉमा लगाकर कई बिल नंबर लिख सकते हैं और हर बिल की लाइनें जोड़ सकते हैं। फिर भी हर बिल का अलग नोट बनाना आम तौर पर आसान रहता है, क्योंकि तब सप्लायर का क्रेडिट नोट और आपके ख़रीद रिकॉर्ड, दोनों एक-एक बिल से मेल खाएँगे।
“CSV निर्यात करें” इस्तेमाल कीजिए। नोट नंबर के नाम वाली इस फ़ाइल में तारीख़, सप्लायर, बिल का हवाला और कारण होते हैं, फिर हर लाइन का विवरण, इकाई, मात्रा, दर, टैक्स % और टैक्स समेत रकम, और उसके बाद उप-जोड़, छूट, टैक्स और कुल। यह फ़ाइल Excel या Google Sheets में खुल जाती है। निर्यात फ़ॉर्म में अभी भरे नोट का होता है, इसलिए “नया भरें” पर क्लिक करने से पहले निर्यात कर लीजिए।
हाँ। इसे इस्तेमाल करना मुफ़्त है — न साइनअप, न सब्सक्रिप्शन, चाहे आप कितने भी सप्लायरों से काम करते हों। प्रिंटआउट पर Setu की कोई ब्रांडिंग भी नहीं होती: फ़ुटर में डेबिट नोट की सामान्य लाइन और आपके कारोबार का नाम होता है, इसलिए सप्लायर को जो मिलता है वह आपका अपना दस्तावेज़ लगता है।