जर्नल एंट्री
असली दोहरी-प्रविष्टि बहीखाता — बाईं तरफ़ डेबिट, दाईं तरफ़ क्रेडिट, हिसाब हमेशा बराबर।
उदाहरणों की सूची
पक्का नहीं कि कौन सा खाता डेबिट करें और कौन सा क्रेडिट? लेन-देन चुनिए — सही प्रविष्टि नीचे आ जाएगी, बदलने के लिए तैयार।
नई रोज़नामचा प्रविष्टि
पंक्तियाँ (डेबिट और क्रेडिट बराबर होने चाहिए)
ना. ₹0.00·ज. ₹0.00बराबर नहीं
हाल की प्रविष्टियाँ
अभी कोई एंट्री नहीं
चढ़ाई गई प्रविष्टियाँ यहाँ दिखेंगी और अपने आप खाता-बही और तलपट के औज़ारों में चली जाएँगी।
दोहरी प्रविष्टि बहीखाते में जर्नल एंट्री क्या होती है?
जर्नल एंट्री किसी कारोबारी लेन-देन का पहला रिकॉर्ड है: तारीख़, किन खातों पर असर पड़ा, डेबिट की रकम, क्रेडिट की रकम और एक विवरण (नैरेशन) कि क्या हुआ। दोहरी प्रविष्टि बहीखाते में जर्नल को मूल प्रविष्टि की बही कहा जाता है, क्योंकि बाक़ी सब कुछ — खातों के लेजर से लेकर ट्रायल बैलेंस और अंतिम खातों तक — इसी से बनता है। तारीख़ के क्रम में पढ़ें, तो यह आपके कारोबार का रोज़-ब-रोज़ का इतिहास है।
अगर आपने Tally इस्तेमाल किया है, तो आप जर्नल एंट्रियाँ बना चुके हैं, चाहे स्क्रीन पर उनका नाम पेमेंट, रिसीट, कॉन्ट्रा, सेल्स या पर्चेज़ वाउचर रहा हो। इनमें से हर एक के पीछे एक डेबिट-क्रेडिट रिकॉर्ड ही होता है। आपके CA, और टैक्स ऑडिट में ऑडिटर, अंतिम खातों के आँकड़ों को इन्हीं वाउचरों तक खोजते हैं, इसलिए साफ़ विवरण और बिल या चेक के हवाले वाली एंट्री साल के आख़िर में समय भी बचाती है और बाद के सवाल भी।
छोटे कारोबारों की बहियों में कई गलतियाँ गलत जोड़-घटाव से नहीं, बल्कि गलत खाता चुनने से होती हैं। वसूला गया जीएसटी बिक्री में क्रेडिट हो जाता है, मालिक की निकासी वेतन के रूप में दर्ज हो जाती है, और बैंक में जमा की गई नक़दी आमदनी मान ली जाती है। इनमें से हर एंट्री पूरी तरह बराबर होती है, फिर भी गलत होती है। सोच-समझकर खाते चुनना, और यह पूछना कि एंट्री से मुनाफ़े और आपकी देनदारी पर क्या असर पड़ता है, जल्दबाज़ी से कहीं ज़्यादा ज़रूरी है।
जर्नल एंट्री टूल की ख़ूबियाँ
33 तैयार उदाहरण
नौ श्रेणियों के आम लेन-देन — नक़द बिक्री और वेतन भुगतान से लेकर डेप्रिसिएशन, जीएसटी और मालिक की निकासी तक — सही डेबिट और क्रेडिट के साथ लोड होते हैं।
यह एंट्री क्यों, और आम गलती
हर उदाहरण एंट्री को समझाता है और उसमें होने वाली आम गलती बताता है, जैसे ग्राहक के पुराने उधार बिल का भुगतान आने पर बिक्री को दोबारा क्रेडिट कर देना।
चढ़ाने से पहले जाँच
जब तक डेबिट क्रेडिट के बराबर न हों, कम से कम दो लाइनों में खाता और रकम न हो, और विवरण न भरा हो, तब तक “प्रविष्टि चढ़ाइए” बंद रहता है।
संयुक्त एंट्रियाँ
किसी लेन-देन के लिए जितनी लाइनें चाहिए उतनी जोड़िए, जैसे ₹10,000 की लोन EMI, जो एक ही बैंक भुगतान के सामने ₹8,000 मूलधन और ₹2,000 ब्याज में बँटी हो।
आपके चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स से
खाता ड्रॉपडाउन आपके चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स के खाते कोड के क्रम में दिखाते हैं। अगर आपने चार्ट नहीं बनाया है, तो छोटे कारोबार का शुरुआती चार्ट इस्तेमाल होता है।
हाल की प्रविष्टियों का पैनल
तारीख़ के हिसाब से सबसे हाल की 15 एंट्रियाँ अपनी हर नामे और जमा लाइन के साथ दिखती हैं, ताकि आप अपनी ताज़ा एंट्रियाँ एक नज़र में जाँच सकें।
मुफ़्त जर्नल एंट्री टूल कैसे इस्तेमाल करें
- 1पता नहीं कौन-से खाते लें? उदाहरणों की सूची में खोजिए या “बिक्री और आमदनी”, “कर” या “तनख़्वाह” जैसी कोई श्रेणी चुनिए, फिर कोई लेन-देन चुनिए। उसकी डेबिट और क्रेडिट लाइनें, नमूने की रकमें और एक विवरण फ़ॉर्म में आ जाते हैं।
- 2तारीख़ डालिए और विवरण बदलिए। विवरण के बिना एंट्री चढ़ाई नहीं जा सकती।
- 3हर लाइन पर अपने चार्ट से कोई खाता चुनिए और नमूने की रकम की जगह अपनी रकम “नामे” या “जमा” में से किसी एक कॉलम में लिखिए। एक कॉलम में लिखते ही दूसरा ख़ाली हो जाता है।
- 4दो से ज़्यादा खातों वाली एंट्रियों के लिए, जैसे जीएसटी वाली बिक्री, “+ पंक्ति जोड़िए” पर क्लिक कीजिए, और जिन लाइनों की ज़रूरत नहीं उन्हें “हटाएँ” से हटाइए।
- 5टोटल वाली पट्टी देखिए। उसमें कुल नामे और कुल जमा दिखते हैं, और दोनों बराबर होने पर ही “बराबर” लिखा आता है।
- 6“प्रविष्टि चढ़ाइए” पर क्लिक कीजिए। एंट्री “हाल की प्रविष्टियाँ” में और जनरल लेजर में दिखने लगती है, और ट्रायल बैलेंस टूल “अपनी जर्नल से शेष लाइए” से उसे ले सकता है।
हर जर्नल एंट्री में क्या होना चाहिए
- लेन-देन की तारीख़, जैसी बिल, रसीद या बैंक स्टेटमेंट पर दी है।
- कम से कम एक डेबिट लाइन और एक क्रेडिट लाइन, जिनके टोटल बराबर हों।
- हर लाइन पर सही खाता, जो आपके चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स से चुना गया हो।
- ऐसा विवरण जिसमें पार्टी का नाम और दस्तावेज़ हो, जैसे बिल नंबर, चेक नंबर या UPI रेफ़रेंस।
- जब भी टैक्स वसूला या चुकाया गया हो, जीएसटी अपनी अलग लाइन पर।
- सहायक बिल या रसीद ऐसी जगह रखी हुई, जहाँ से आप उसे अपने CA या ऑडिटर के लिए निकाल सकें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
हर लेन-देन कम से कम दो खातों को छूता है, और कुल डेबिट कुल क्रेडिट के बराबर होना चाहिए। बैंक से ₹10,000 किराया देने पर: किराया खर्च में ₹10,000 डेबिट, बैंक में ₹10,000 क्रेडिट। न मिलने वाली एंट्रियाँ टूल रोक देता है।
आपके ब्राउज़र में रखी एक जर्नल में। जनरल लेजर और ट्रायल बैलेंस टूल उसी जर्नल को पढ़ते हैं, इसलिए तीनों जगह आपकी बहियाँ एक जैसी रहती हैं।
हाँ — एक क्लिक में पूरी जर्नल CSV में निर्यात हो जाती है, जो Excel, Google Sheets या आपके अकाउंटेंट के लिए तैयार है।
संयुक्त एंट्री में दो से ज़्यादा लाइनें होती हैं। ₹11,800 की नक़द बिक्री, जिसमें ₹1,800 जीएसटी शामिल है, ऐसी ही एंट्री है: नगद में ₹11,800 डेबिट, बिक्री से आय में ₹10,000 क्रेडिट और देय जीएसटी में ₹1,800 क्रेडिट। जितनी लाइनें चाहिए, उतनी जोड़ने के लिए “+ पंक्ति जोड़िए” पर क्लिक कीजिए। टूल बस यही देखता है कि कुल डेबिट कुल क्रेडिट के बराबर हो।
चढ़ाई गई एंट्री को वहीं एडिट नहीं किया जा सकता। पुष्टि करके एंट्री हटाइए और सही एंट्री चढ़ाइए; जनरल लेजर में बदलाव तुरंत दिख जाता है। कई अकाउंटेंट मूल एंट्री रहने देना और उसकी जगह सुधार वाली एंट्री चढ़ाना पसंद करते हैं, ताकि इतिहास में दिखे कि क्या बदला और क्यों। तरीक़ा कोई भी हो, विवरण में सुधार की वजह ज़रूर लिखिए।
यह तब तक बंद रहता है जब तक चार बातें पूरी न हों: विवरण भरा हो, कम से कम दो लाइनों में खाता और रकम दोनों हों, कुल डेबिट कुल क्रेडिट के बराबर हो, और टोटल शून्य से ज़्यादा हो। टोटल के पास वाला बैज देखिए; जब तक दोनों तरफ़ अलग हैं, उस पर “बराबर नहीं” लिखा रहता है।
नहीं। रकमें आप ख़ुद लिखते हैं। शुरुआती चार्ट में “देय जीएसटी” खाता है, और उदाहरणों की सूची में वसूले गए जीएसटी वाली बिक्री, जीएसटी इनपुट क्रेडिट वाली ख़रीद और सरकार को जीएसटी भुगतान की तैयार एंट्रियाँ हैं। इन एंट्रियों में ख़रीद पर चुकाया गया जीएसटी उसी “देय जीएसटी” खाते में डेबिट होता है, इसलिए उसकी बाक़ी वसूले गए टैक्स और इनपुट क्रेडिट का शुद्ध अंतर होती है।