जनरल लेजर

इसी साइट के जर्नल एंट्री टूल से। हर दर्ज प्रविष्टि उन सभी खातों के लेजर में दिखती है जिन्हें वह छूती है — दोबारा टाइप करने की ज़रूरत नहीं।

संपत्ति और खर्च के खातों में आम तौर पर डेबिट (Dr) बाक़ी रहती है; देनदारी, पूँजी और आमदनी के खातों में क्रेडिट (Cr) बाक़ी। लेजर चलती बाक़ी उस खाते की सामान्य तरफ़ दिखाता है।

हाँ — किसी भी खाते का लेजर CSV में निर्यात कीजिए, तारीख़, विवरण, डेबिट, क्रेडिट और चलती बाक़ी के साथ।

जर्नल हर लेन-देन को एक बार, तारीख़ के क्रम में, उसकी सारी डेबिट और क्रेडिट लाइनों के साथ दर्ज करता है। लेजर उन्हीं लाइनों को खाते के हिसाब से छाँटता है और साथ में चलती बाक़ी जोड़ता है। यहाँ आप सिर्फ़ जर्नल एंट्री टूल में लिखते हैं; लेजर सिर्फ़ पढ़ने के लिए है और उसी से बनता है, इसलिए दोनों में कभी अंतर नहीं हो सकता।

ओपनिंग बैलेंस के लिए अलग फ़ील्ड नहीं है। अपने वित्त वर्ष के पहले दिन की, या जिस दिन से आप टूल इस्तेमाल करना शुरू करें उस दिन की तारीख़ से एक जर्नल एंट्री चढ़ाइए: हर परिसंपत्ति खाते को उसकी शुरुआती बाक़ी से डेबिट कीजिए, हर देनदारी खाते को उसकी बाक़ी से क्रेडिट कीजिए, और अंतर “मालिक की पूँजी” में डालिए, ताकि एंट्री बराबर हो जाए। इसके बाद हर खाते का लेजर उसी आँकड़े से शुरू होता है।

टूल के अंदर नहीं। यह चुने हुए खाते की पहली एंट्री से लेकर अब तक की हर एंट्री दिखाता है। एक महीना देखने के लिए लेजर को CSV में निर्यात कीजिए और Excel या Google Sheets में तारीख़ वाले कॉलम को फ़िल्टर कीजिए। हर पंक्ति की चलती बाक़ी फिर भी सही रहती है, क्योंकि वह जर्नल की शुरुआत से गिनी जाती है।

इसका मतलब है कि खाते में डेबिट से ज़्यादा क्रेडिट हुआ है, इसलिए बाक़ी शून्य से नीचे चली गई है। नक़दी असल में माइनस में नहीं हो सकती, इसलिए छूटी हुई रसीद, दर्ज न हुई बिक्री या दो बार चढ़ा भुगतान खोजिए। बैंक खाते में Cr बाक़ी सच में ओवरड्राफ़्ट भी हो सकती है; पक्का करने के लिए उसे अपने बैंक स्टेटमेंट से मिलाइए।