स्टॉक रजिस्टर
मौजूदा स्टॉक, झटपट फेरबदल और पूरा हलचल-इतिहास — आपके POS के साथ एक ही सच्चाई।
स्टॉक रजिस्टर क्या है?
स्टॉक रजिस्टर, जिसे इन्वेंटरी रजिस्टर भी कहते हैं, बिक्री के लिए रखी हर चीज़ का चालू हिसाब है: क्या आया, क्या गया और क्या बचा। हर एंट्री किसी मात्रा को एक तारीख़ और एक कारण से जोड़ती है — जैसे सप्लायर से आई खेप, बिक्री, ग्राहक की वापसी या टूट-फूट — ताकि बचे हुए आँकड़े का सिरा हमेशा पीछे तक खोजा जा सके। किराना दुकान, मेडिकल स्टोर या रेस्टोरेंट के स्टोर रूम के लिए यह रोज़ के सवाल का जवाब देता है कि क्या दोबारा मँगाना है, और हर महीने के इस सवाल का भी कि स्टॉक कहाँ ग़ायब हुआ।
भारत में यह रजिस्टर आपके बही-खातों में भी काम आता है। वित्त वर्ष के अंत में लाभ-हानि खाता और बैलेंस शीट को अंतिम रूप देने के लिए आपके CA को क्लोज़िंग स्टॉक का आँकड़ा चाहिए, और तारीख़वार आवाजाही दर्ज हो तो ऑडिट में सवाल उठने पर उस आँकड़े का बचाव करना आसान हो जाता है। जीएसटी नियम भी यह अपेक्षा रखते हैं कि कंपोज़िशन डीलरों को छोड़कर बाक़ी पंजीकृत कारोबार आए और भेजे गए माल का स्टॉक खाता रखें, जिसमें खोया, चोरी हुआ, नष्ट हुआ, बट्टे खाते में डाला गया या मुफ़्त सैंपल के रूप में दिया गया माल भी शामिल है — और स्टॉक इन-आउट रजिस्टर ठीक यही दर्ज करता है।
Setu का स्टॉक रजिस्टर उन्हीं उत्पादों पर चलता है जो मुफ़्त ब्राउज़र आधारित पीओएस में हैं। जिन उत्पादों पर स्टॉक ट्रैकिंग चालू है, उनकी काउंटर बिक्री अपने आप घट जाती है, इसलिए आपको सिर्फ़ वही दर्ज करना होता है जो गल्ले को नहीं दिखता: नई खेप, ख़राब पैक, मुफ़्त सैंपल और गिनती के बाद के सुधार। इससे रजिस्टर इतना छोटा रहता है कि भीड़ वाले दिन भी उसे संभाला जा सके, और अपनी स्टॉक सूची की दूसरी कॉपी किसी नोटबुक या स्प्रेडशीट में नहीं रखनी पड़ती।
स्टॉक रजिस्टर क्या-क्या करता है
बिक्री अपने आप घटती है
ब्राउज़र POS की हर बिक्री ट्रैक किए जा रहे उत्पादों का स्टॉक घटाती है और हर रद्द बिल उसे वापस जोड़ देता है — हर बदलाव उसके बिल नंबर के साथ दर्ज होता है।
कम स्टॉक के रंग
5 या उससे कम स्टॉक नारंगी में और शून्य या उससे नीचे का स्टॉक लाल में दिखता है, ताकि लंबी सूची में दोबारा मँगाने लायक़ उत्पाद तुरंत नज़र आएँ।
कारण के साथ आवाजाही का इतिहास
ताज़ा 200 आवाजाहियाँ सबसे नई पहले दिखती हैं — तारीख़ और समय, प्रकार, बदलाव, उसके बाद बचे स्टॉक और आपके नोट के साथ।
हर बदलाव से पहले पुष्टि
हर मैनुअल फेरबदल से पहले पुष्टि माँगी जाती है, क्योंकि इससे वह स्टॉक आँकड़ा बदलता है जिसे POS और दूसरे Setu टूल इस्तेमाल करते हैं।
ख़रीद से भी स्टॉक जुड़ सकता है
पर्चेज़ रजिस्टर में सप्लायर का बिल दर्ज करते समय, सहेजे उत्पादों से जुड़ी पंक्तियों की मात्रा आप स्टॉक में जोड़ सकते हैं, और यह बिल नंबर के साथ दर्ज होती है।
फ़िल्टर के साथ CSV निर्यात
CSV में उत्पाद, SKU, स्टॉक, इकाई और हर आइटम ट्रैक हो रहा है या नहीं, यह सब होता है। अगर आपने खोज की है, तो सिर्फ़ मेल खाने वाले उत्पाद ही निर्यात होते हैं।
मुफ़्त स्टॉक रजिस्टर कैसे इस्तेमाल करें
- 1इसी डिवाइस पर मुफ़्त ब्राउज़र POS में अपने उत्पाद जोड़िए, Track stock पर टिक कीजिए और शुरुआती मात्रा भरिए
- 2स्टॉक रजिस्टर खोलिए और उसे अपने सहेजे उत्पादों से जोड़ने के लिए “वर्कस्पेस उपयोग करें” दबाइए
- 3“मौजूदा स्टॉक” टैब पर उत्पाद के नाम से खोजिए और नारंगी (5 या उससे कम बचे) या लाल (शून्य या उससे नीचे) आँकड़ों पर नज़र डालिए
- 4नई खेप, टूट-फूट या गिनती का सुधार दर्ज करने के लिए “एंट्री जोड़ें” पैनल इस्तेमाल कीजिए: उत्पाद चुनिए, “स्टॉक (+)” या “स्टॉक (−)” चुनिए, और मात्रा व एक छोटा नोट भरिए
- 5“फेरबदल लागू कीजिए” दबाइए, फिर “हाँ, स्टॉक बदलिए”; नया स्तर उसी वर्कस्पेस स्टॉक में सहेजा जाता है जिसे POS इस्तेमाल करता है
- 6हाल की एंट्रियाँ देखने के लिए “आवाजाही का इतिहास” खोलिए, या स्टॉक सूची डाउनलोड करने के लिए “CSV निर्यात करें” दबाइए
स्टॉक घटाते समय हमेशा कारण लिखिए
जब स्टॉक बिक्री के अलावा किसी और वजह से घटे, तो नोट में कारण लिखिए: टूट-फूट, एक्सपायरी, चोरी, मुफ़्त सैंपल या गिनती का सुधार। नोट ख़ाली छोड़ेंगे तो एंट्री सिर्फ़ “Stock out” के नाम से सहेजी जाएगी, और एक महीने बाद किसी को याद नहीं रहेगा कि हुआ क्या था। कारण टैक्स के लिए भी मायने रखता है: खोए, चोरी हुए, नष्ट हुए, बट्टे खाते में डाले गए या मुफ़्त सैंपल के रूप में दिए गए माल पर लिया गया इनपुट टैक्स क्रेडिट आम तौर पर वापस करना पड़ता है, इसलिए आपके CA ठीक इन्हीं एंट्रियों की माँग करेंगे। देखिए ITC रिवर्सल और श्रिंकेज।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
इसी डिवाइस पर आपके Setu कारोबारी वर्कस्पेस से — वही प्रोडक्ट और स्टॉक जो ब्राउज़र POS इस्तेमाल करता है। सच्चाई एक ही है: यहाँ किया फेरबदल POS में तुरंत दिखता है, और POS की हर बिक्री यहाँ हलचल-इतिहास में आ जाती है।
नहीं। सब कुछ आपके डिवाइस पर, आपके ब्राउज़र में ही रहता है। कोई साइनअप नहीं, कोई क्लाउड नहीं, कोई सर्वर नहीं।
हाँ — मौजूदा स्टॉक सूची CSV फ़ाइल के रूप में डाउनलोड कीजिए, जो Excel या Google Sheets में खुल जाती है।
“एंट्री जोड़ें” पैनल में उत्पाद चुनिए, “स्टॉक (−)” चुनिए, इकाइयों की संख्या भरिए और नोट में कारण लिखिए, जैसे ख़राब या एक्सपायर। “फेरबदल लागू कीजिए” दबाइए और पुष्टि कीजिए। स्टॉक का आँकड़ा तुरंत घट जाता है और एंट्री आपके नोट के साथ आवाजाही के इतिहास में दिखती है, ताकि बाद में आप दिखा सकें कि स्टॉक क्यों घटा।
ब्राउज़र POS में उस उत्पाद के लिए स्टॉक ट्रैकिंग बंद है, इसलिए बिक्री से उसकी गिनती नहीं बदलती। ट्रैकिंग शुरू करने के लिए POS में उत्पाद को संपादित कीजिए, Track stock पर टिक कीजिए और आपके पास मौजूद मात्रा भरिए; यह बदलाव आवाजाही के इतिहास में दर्ज हो जाता है। यहाँ फेरबदल दर्ज करने से भी उस उत्पाद की ट्रैकिंग चालू हो जाती है और आपकी मात्रा उसके सहेजे स्टॉक आँकड़े में जुड़ जाती है।
रजिस्टर आपके Setu वर्कस्पेस में सहेजे उत्पादों पर चलता है, और उत्पाद ब्राउज़र POS में जोड़े जाते हैं। अगर इस डिवाइस पर अभी कोई वर्कस्पेस नहीं है, तो पेज आपसे पहले वहीं वर्कस्पेस बनाने को कहता है। फिर भी बिलिंग POS से करना ज़रूरी नहीं है: उत्पाद सहेज लेने के बाद आप सिर्फ़ यहाँ दर्ज किए फेरबदल से स्टॉक अप-टू-डेट रख सकते हैं।
मौजूदा स्टॉक सूची CSV के रूप में निर्यात कीजिए और उसे प्रिंट कर लीजिए या फ़ोन पर खोलिए। हर शेल्फ़ गिनिए और सिस्टम के आँकड़े के आगे असली मात्रा लिखिए। हर अंतर के लिए फेरबदल दर्ज कीजिए: ज़्यादा मिला तो “स्टॉक (+)”, कम मिला तो “स्टॉक (−)”, और नोट में कुछ ऐसा लिखिए जैसे ऑडिट गिनती। इसके बाद रजिस्टर आपकी शेल्फ़ों पर रखे माल से मेल खाएगा।